บันทึกเล็กๆของผ้มมม...: Microsoft Word กับการทำ บทที่ เลขหัวข้อ รูปที่ ตารางที่

ชื่อหัวข้อวันนี้เหมือนค่อนข้างยาว แต่มันตรงประเด็นเลยครับ คือทุกทีเวลาเราใช้ word ทำเอกสารที่เป็นรูปเล่ม มันก็ต้องมีตัวเลขของบท ของหัวข้อ รูป ตาราง ฯลฯ ซึ่งปกติ (มั้ง) เราก็จะพิมพ์กันเอง จัดรูปแบบกันเอง เพราะมันดูง่ายสุด แต่.....มันต้องทำทุกอัน ทุกเลข และยังไม่พอ ตอนไปทำสารบัญ สารบัญตาราง+รูป ต้องมาใส่เลขเอง ถ้าหน้าเลื่อน ก็ต้องกลับไปแก้เลขอีก หรือถ้าลบรูปหนึ่งรูป ก็ต้องกลับไปเรียงลำดับเลขรูปใหม่ทั้งในเนื้อหาและสารบัญ

มาดูกันครับ ว่าเราจะทำให้ปัญหาต่างๆเหล่านี้ คลี่คลายไปด้วยวิธีใด

สมมติว่าเรามีโครงสร้างแบบ บทที่ ซึ่ง word ไม่มีมาให้ เราก็ต้องสร้างเองครับ โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. สร้าง Multi-level list ใหม่ โดยเลือกเมนูตามรูปครับ

2. จะได้หน้าต่างสำหรับกำหนดค่าขึ้นมา คลิกเลือกปุ่ม More ที่อยู่ด้านล่างซ้ายด้วยครับ

3. ปรับแก้รายละเอียดของ list นี้ในระดับ 1 ให้เป็นบทที่ ตามรูปครับ

4. เมื่อคลิก OK ก็จะเกิดข้อความ "บทที่ 1" ในเอกสาร ตอนนี้เราก็ได้โครงสร้างของบทที่แล้ว ต่อไปเราจะทำให้รูปแบบการแสดงผลเป็นไปอย่างที่เราต้องการ

5. ทำการปรับแก้ Style ของ "บทที่" โดยคลิกขวาที่แถบเมนู Style หัวข้อ "บทที่ 1" (ซึ่งก็คือ Heading 1) ตามรูป

6. แล้วก็ปรับแก้รายละเอียด สมมติว่าผมจะใช้ฟอนต์และการจัดรูปแบบตามรูปนะครับ ข้อดีของการทำแบบนี้คือ ทุกข้อความที่เป็น Style นี้ก็จะมีรูปแบบเดียวกันทั้งหมดในเอกสารนี้ครับ

7. ถึงขั้นตอนนี้ก็จะได้ข้อความ "บทที่ 1" อยู่กลางหน้าจออย่างที่ต้องการ

8. ต่อไปเราลองพิมพ์ชื่อบทเข้าไปด้วย เช่น บทที่ 1 บทนำ ตรงนี้ผมอยากให้คำว่า "บทนำ" ลงไปอยู่อีกบรรทัดนึง มันจะมีกระบวนการที่สำคัญคือ เราไม่สามารถเคาะ Enter ได้โดยตรง เพราะถ้าทำอย่างนั้นแล้วตอนใส่เลขรูป หรือ ตาราง จะเกิดปัญหาได้ (ไม่รู้ว่าเพราะอะไรเหมือนกันนะครับ) เลยต้องกด Shift+Enter ก่อนคำว่า "บทนำ" ให้มันขึ้นบรรทัดใหม่ แต่ยังอยู่ในย่อหน้า (paragraph) เดียวกับคำว่า "บทที่ 1" ก็จะได้ผลดังนี้

9. ต่อไปเราก็จะกำหนดค่าหัวข้อแรก คือ 1.1 โดยจะกำหนดให้เป็น style Heading 2 ดังนี้
9.1 คลิกขวาที่คำว่า บทที่ 1 แล้วเลือก Adjust list indents
9.2 ในส่วน Click level to modify ให้เลือกค่า 2
9.3 เพื่อไม่ให้สับสน แก้ไขส่วนของ Number format ก่อนให้เป็นดังรูป

9.4 จากนั้นเลือก Include level number from: แล้วเลือก Level 1 จะได้ผลดังรูป

9.5 ในช่องที่มีเลข 1 อยู่ ให้พิมพ์ . (จุด) และ เลือกหัวข้อ Number style for this level: ตามรูป

9.6 กำหนดค่าที่เหลือตามรูป

9.7 คลิกขวาที่ Style / Heading 2 แล้วเลือก Modify

9.8 แก้ไขดังตัวอย่างในรูป

9.9 พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป แล้วเลือก Style ให้เป็น Heading 2 จะได้ผลดังรูป

หากตัวเลข 1.1 ไม่แสดง ให้คลิกที่ข้อความ จากนั้นเลือกเมนูดังรูป

10. หากมี level ที่ต่ำลงไปอีกเช่น 1.1.1 ก็ให้ทำเหมือนกับข้อ 9.1-9.9 แต่เลือก level 3 เป็นต้น
11. ส่วนที่เป็น Style ที่ใช้เป็นตัวปกติคือ Normal ก็สามารถกำหนดค่าให้ชนิดและขนาดของฟอนต์เป็นไปตามต้องการได้ ทุกครั้งที่มีการสร้างหัวข้อหรือพิมพ์ข้อความ พยายามใช้ Style เป็นตัวกำหนดแทนการแก้ไขทีละส่วนเอง
12. หากต้องการเพิ่มชื่อรูป เมื่อใส่รูปแล้ว ให้เลือกเมนูตามรูป